Drei Jahre lang habe ich als Freelancer gearbeitet, bevor ich eine ordentliche Rechnung geschrieben habe. Im ersten Jahr habe ich Kunden eine WhatsApp geschickt: "Hey, kannst du mir 800 € für die Website überweisen?" Im zweiten Jahr war es immerhin ein Google Doc, das entfernt wie eine Rechnung aussah. Im dritten Jahr hat ein Kunde nach einer "richtigen Rechnung mit Nummer und Steueraufschlüsselung" gefragt — und ich hatte keine Ahnung, wo ich anfangen soll.
Die meisten Rechnungstools wollen 10-20 € im Monat. Wave ist kostenlos, will aber eine Anmeldung und versucht dann, dir Lohnbuchhaltung zu verkaufen. FreshBooks gibt dir 5 kostenlose Rechnungen und sperrt dich dann aus. Wenn du 2-3 Rechnungen im Monat schreibst, fühlt sich ein Abo für Rechnungssoftware absurd an.
Unser kostenloser Rechnungsgenerator macht genau das, was du brauchst. Felder ausfüllen, Positionen eintragen, drucken, als PDF speichern. Kein Konto. Keine Monatsgebühr. Deine Daten werden nirgendwo gespeichert — Tab schließen und alles ist weg.
Was auf eine ordentliche Rechnung gehört
Wenn du noch nie eine Rechnung geschrieben hast, hier ist, was drauf muss. Nicht weil es hübsch aussieht — sondern weil Kunden, Buchhalter und manchmal das Finanzamt das erwarten.
- Dein Name oder Firmenname. Klingt offensichtlich, aber ich habe schon Rechnungen gesehen, auf denen der Absender seinen eigenen Namen vergessen hat.
- Name oder Firma des Kunden. Der "Rechnungsempfänger"-Bereich. Die Buchhaltung des Kunden muss wissen, an wen die Rechnung adressiert ist.
- Rechnungsnummer. Fortlaufend. RE-001, RE-002, usw. Das ist wichtig für die Buchhaltung. Ohne Nummern wirkst du unprofessionell und bei der Steuererklärung wird es chaotisch.
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. Wann du die Rechnung geschickt hast und wann du die Zahlung erwartest. "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen" ist Standard. Manche Freelancer nehmen 14 Tage oder "sofort fällig".
- Einzelne Positionen. Was du gemacht hast, wie viele Einheiten, welcher Stundensatz oder Stückpreis. Sei konkret. "Webentwicklung" ist okay. "Redesign der Startseite — 20 Stunden à 75 €/Std." ist besser. Konkrete Positionen reduzieren Rückfragen und Zahlungsverzögerungen.
- Steuern, wenn zutreffend. Wenn du Umsatzsteuer ausweist, gehört sie auf die Rechnung. Unser Tool berechnet das automatisch.
- Gesamtbetrag. Groß, deutlich, nicht zu übersehen.
- Zahlungsinformationen. IBAN, PayPal-Adresse, Wise-Link — was auch immer du akzeptierst. In das Notizfeld schreiben. Mach es dem Kunden so einfach wie möglich, dir Geld zu überweisen.
Rechnungsfehler, die dich Geld kosten
Die meisten davon habe ich selbst gemacht. Lern aus meinen Fehlern.
Rechnung nicht sofort schreiben
Du beendest ein Projekt am Freitag. Du sagst dir: Montag schicke ich die Rechnung. Montag bist du beschäftigt. Zwei Wochen vergehen. Der Kunde ist gedanklich bei anderen Sachen und deine Rechnung hat jetzt niedrige Priorität. Schreib die Rechnung am selben Tag, an dem du lieferst. Am besten in derselben Stunde. Je näher die Rechnung an der Lieferung dran ist, desto schneller wirst du bezahlt.
Schwammige Positionen
"Beratungsleistungen — 3.000 €." Was heißt das genau? Die Buchhaltung des Kunden hat keinen Kontext. Der Vorgesetzte, der die Zahlung freigibt, auch nicht. Schwammige Rechnungen bleiben in der Freigabe hängen. Besser: "Brand-Strategie-Workshop — 2 Sessions × 1.500 €" oder "SEO-Audit-Report — 1 × 3.000 €." Konkret genug, dass jeder in der Firma versteht, wofür bezahlt wird.
Kein Fälligkeitsdatum
Eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum ist ein Vorschlag. "Zahl, wenn du Lust hast" — so liest der Kunde das. Immer ein Datum angeben. "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen" ist der sicherste Standard. Wenn du eine gute Beziehung zum Kunden hast und schneller bezahlt werden willst, sind 14 Tage oder "sofort fällig" auch in Ordnung.
Keine Zahlungsinformationen
Auf der Rechnung steht "2.500 € fällig", aber nicht, wohin das Geld gehen soll. Der Kunde muss dir erst eine E-Mail schreiben und nach der IBAN fragen. Noch ein Hin und Her, noch eine Verzögerung. Pack deine Bankdaten, PayPal-Adresse oder Zahlungslink direkt auf die Rechnung.
Keine Rechnungsnummern
"rechnung_final_v2.pdf" ist keine Rechnungsnummer. Benutze fortlaufende Nummern: RE-001, RE-002, usw. Oder datumsbasiert: RE-2025-001. Dein Steuerberater wird es dir bei der Steuererklärung danken. Und das Finanzamt erwartet bei einer Prüfung definitiv nummerierte Rechnungen.
Rechnung als PDF speichern — so geht's
Klick auf "Drucken / Als PDF speichern". Wenn der Druckdialog aufgeht, änderst du das Ziel von deinem Drucker auf "Als PDF speichern" (Chrome/Edge) oder "Microsoft Print to PDF" (Windows). Speichern klicken. Fertig — du hast ein sauberes, professionelles PDF, das du per E-Mail an den Kunden schicken kannst.
Funktioniert in jedem modernen Browser — Chrome, Firefox, Edge, Safari. Das Ergebnis sieht genauso aus wie die Vorschau. Kein Wasserzeichen, kein "Erstellt mit XYZ" am unteren Rand.
Wann ein richtiges Rechnungsprogramm sinnvoll ist
Sei ehrlich mit dir, wo du stehst:
- 1-5 Rechnungen im Monat, Solo-Freelancer? Dieses Tool reicht völlig. Erstellen, als PDF speichern, per E-Mail schicken. Fertig.
- 10+ Rechnungen im Monat, Zahlungsverfolgung nötig, wiederkehrende Rechnungen? Dann lohnt sich Software wie sevDesk (ab 8,90 €/Monat), lexoffice (ab 7,90 €/Monat) oder Billomat. Die tracken, was bezahlt ist und was nicht, und schicken automatische Zahlungserinnerungen.
- Firma mit Mitarbeitern und komplexer Buchhaltung? Dann brauchst du DATEV, sevDesk Pro oder einen Steuerberater mit Software. Das ist eine andere Liga.
Unser Tool trifft den Sweet Spot für Freelancer und Soloselbstständige, die kein Abo für Software wollen und keine automatische Zahlungsverfolgung brauchen. Du erstellst die Rechnung, schickst sie, und hackst manuell nach. Für die meisten am Anfang ist das genug.
13 Währungen für internationale Kunden
Das Tool unterstützt 13 Währungen: US-Dollar ($), Euro (€), Britisches Pfund (£), Schweizer Franken (CHF), Kanadischer Dollar (CA$), Australischer Dollar (A$), Indische Rupie (₹), Pakistanische Rupie (₨), Japanischer Yen (¥), Polnischer Złoty (zł), Tschechische Krone (Kč), Schwedische Krone (kr) und Türkische Lira (₺).
Das Währungszeichen erscheint automatisch auf der Rechnung. Wenn du eine Währung brauchst, die noch nicht dabei ist — im Notizfeld ist immer Platz. Einfach Währung und Betrag in den Zahlungshinweisen erwähnen.
Hinweis für Kleinunternehmer (§19 UStG)
Wenn du als Kleinunternehmer nach §19 UStG arbeitest, weist du keine Umsatzsteuer aus. In unserem Tool setzt du die Steuer einfach auf 0 %. In das Notizfeld schreibst du dann den Pflichthinweis:
"Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Das ist alles, was du brauchst. Der Hinweis muss auf der Rechnung stehen — das ist gesetzlich vorgeschrieben. Unser Notizfeld ist der richtige Platz dafür.
Falls du dir unsicher bist, ob du Kleinunternehmer bist oder sein solltest: Das ist eine Steuerfrage, die dir am besten ein Steuerberater beantwortet. Unser Tool lässt dir die Wahl — du kannst jeden Steuersatz eingeben oder eben 0 %.
Frequently Asked Questions
Ist der Rechnungsgenerator wirklich kostenlos?
Ja. Kein Konto, kein Limit, kein Wasserzeichen, kein Branding. Wir verdienen Geld mit anderen Tools und Werbung auf der Seite. Der Rechnungsgenerator ist kostenlos, weil er Leute auf die Seite bringt.
Werden meine Rechnungsdaten irgendwo gespeichert?
Nein. Alles läuft im Browser. Wir haben null Zugriff auf das, was du eingibst. Tab schließen, Daten weg. Wenn du später etwas ändern willst, musst du die Informationen neu eingeben.
Kann ich mein Logo auf die Rechnung setzen?
Noch nicht — Logo-Upload steht auf der Roadmap. Das saubere, professionelle Template funktioniert aber auch ohne Logo gut. Viele Freelancer benutzen auf Rechnungen sowieso kein Logo.
Wie speichere ich die Rechnung als PDF?
Klick auf "Drucken / Als PDF speichern". Im Druckdialog wählst du als Ziel "Als PDF speichern" oder "Microsoft Print to PDF". Funktioniert in Chrome, Firefox, Edge und Safari.
Muss ich Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Kommt drauf an. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG musst du keine MwSt. ausweisen — dann setzt du die Steuer auf 0% und fügst den Hinweis in die Notizen ein. Als regulär Umsatzsteuerpflichtiger weist du 19% (oder 7%) aus. Im Zweifel: Steuerberater fragen.
Welches Format sollte die Rechnungsnummer haben?
Egal, solange es fortlaufend und eindeutig ist. INV-001, INV-002 ist simpel und reicht. Manche bevorzugen datumsbasiert: RE-2025-001. Wichtig: Jede Rechnung hat eine eindeutige Nummer. Lücken in der Nummerierung sind übrigens erlaubt — das Finanzamt interessiert sich für Eindeutigkeit, nicht für lückenlose Reihenfolge.
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